วิธีเขียนข้อความแจ้งไม่อยู่ที่ทำงาน (OOO) ให้มืออาชีพ

หลายคนคงคุ้นเคยกับการชั่งใจว่าจะใส่ข้อมูลรายละเอียดในอีเมลตอบกลับอัตโนมัติขณะไม่อยู่สำนักงาน (Out-of-office message หรือ OOO) มากน้อยแค่ไหน รวมถึงความพร้อมในการติดต่อกลับ และการตัดสินใจว่าจะใส่ความเป็นตัวตนลงไปหรือเสี่ยงปล่อยมุกตลกในข้อความนั้นดีหรือไม่

ผู้เชี่ยวชาญระบุว่ามีข้อควรปฏิบัติและข้อห้ามที่ชัดเจนสำหรับการเขียนข้อความ OOO และการทำผิดพลาดอาจส่งผลกระทบที่จริงจังกว่าที่คุณคิด โดย Debretts สถาบันให้คำปรึกษาด้านมารยาทสังคม ระบุว่าข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ดีควรมีความสุภาพ กระชับ ระบุวันที่กลับมาทำงานอย่างชัดเจน และให้ข้อมูลช่องทางการติดต่อสำรองในกรณีที่เหมาะสม

อย่างไรก็ตาม คุณควรหลีกเลี่ยงการเปิดเผยข้อมูลส่วนตัวที่มากเกินไป เช่น รายละเอียดเฉพาะเจาะจงของแผนการพักผ่อน หรือการโอ้อวดเรื่องบ้านหลังที่สองและงานอดิเรกที่มีราคาแพง ซึ่งผู้เชี่ยวชาญจาก Debretts ย้ำว่าเป้าหมายสำคัญของข้อความ OOO มีเพียงสองประการเท่านั้น คือการแจ้งวันที่ไม่อยู่และส่งต่อรายชื่อผู้ติดต่อสำรองให้แก่ผู้ส่งสาร

ภาพประกอบจากคลังภาพสต็อก ไม่ใช่ภาพจากเหตุการณ์จริง

แม้ว่าการใส่ความเป็นส่วนตัวอาจใช้ได้ผลในวัฒนธรรมองค์กรแบบไม่เป็นทางการ แต่คุณต้องระมัดระวังว่ามุกตลกมักสื่อสารทางอีเมลได้ไม่ดีนัก ข้อความที่ดูเล่นสนุกจนเกินไปหรือประชดประชันอาจทำให้คุณเดือดร้อนได้ แม้ว่าคุณจะมองว่ามันตลกก็ตาม โดย Paul Fitzsimmons หัวหน้าฝ่ายขายและการตลาดจากสำนักงานกฎหมาย Wilford Smith ได้ให้ความเห็นในทำนองเดียวกัน

ในขณะที่ Adam Murfet วัย 41 ปี ซึ่งดำรงตำแหน่งผู้บริหารฝ่ายขายอาวุโส เปิดเผยว่าอดีตเพื่อนร่วมงานของเขาเคยพลาดข้อตกลงทางธุรกิจหลังจากที่มุกตลกในข้อความ OOO สร้างความไม่พอใจให้กับลูกค้า แต่เขาก็ยังมองว่าอารมณ์ขันอาจช่วยให้บางคนโดดเด่นขึ้นมาได้ในยุคที่การสื่อสารขับเคลื่อนด้วยปัญญาประดิษฐ์มากขึ้นเรื่อยๆ